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Aktuelle Version vom 29. Dezember 2016, 16:17 Uhr

Mit dem Modul emis.rma können Sie Reklamationsaufträge verwalten. Das Modul gliedert sich in zwei Teile.

RMA Kopf – Die Kopfdaten des RMA-Auftrags. Hierbei handelt es sich um den Lieferanten, bei dem der Artikel von Ihnen gekauft wurde.
RMA Positionen – Dies sind die Positionen, die zum RMA-Auftrag gehören. Genauer gesagt also die Artikel, die Sie an den Lieferanten einschicken.

Im Folgenden wird erklärt, wie in emis ein RMA-Auftrag abgebildet wird und welche Schritte dazu nötig sind. emis bietet Ihnen relativ flexible Möglichkeiten an.

Erstellen eines neuen RMA-Auftrags

Ihr Kunde bringt einen defekten Artikel zurück, den er bei Ihnen erworben hat.

Um hierfür einen neuen RMA-Auftrag anzulegen, wählen Sie auf der RMA-Kopfseite „F4 Neu“. Jetzt muss der Artikel zunächst im System gesucht werden.

Dazu gibt es verschiedene Suchmöglichkeiten:

Seriennummer

Wenn der Artikel eine Seriennummer besitzt, ist dies wohl die einfachste Möglichkeit den Artikel zu finden.

Kundenadresse => Auftrag => Lieferantenadresse => Bestellung

Ist keine Seriennummer bekannt, dann wird die Suche ein bisschen aufwendiger. Suchen Sie zuerst den Kunden, der den Artikel zurückbringt. Anschließend werden alle Aufträge angezeigt, die diesem Kunden zugeordnet sind. Im unteren Fenster sehen Sie die Positionen des Auftrags. Wählen Sie die Position mit dem entsprechenden Artikel aus. Wählen Sie anschließend aus, bei welchem Lieferanten Sie diesen Artikel erworben haben. Danach werden Sie gefragt, ob alle Bestellungen zu diesem Lieferanten angezeigt werden sollen. Wählen Sie diese Option, wenn die Bestellung zum RMA-Auftrag hinterlegt werden soll.

Kundenadresse => Artikel => Lieferantenadresse

Wenn es unwichtig oder unbekannt ist, unter welchem Auftrag der Kunde den Artikel bei Ihnen erworben hat, wählen Sie diese Option. Hier wählen Sie zunächst den Kunden, dann den Artikel aus dem Artikelstamm und abschließend den Lieferanten, bei dem Sie den Artikel erworben haben.

Chargennummer

Existiert eine Chargennummer für diesen Artikel, ist dies ebenfalls eine einfache Möglichkeit einen RMA-Auftrag anzulegen, da bei der Charge alle relevanten Informationen gespeichert sind.

Nach dem Ende des Suchvorgangs wird ein neuer RMA-Auftrag angelegt. emis bietet auch die Möglichkeit Artikel unter einem RMA-Auftrag zu sammeln. Wenn also bereits ein offener RMA-Auftrag bei einem Lieferanten existiert, dann werden Sie gefragt, ob der neue Artikel unter dem vorhandenen RMA-Auftrag angelegt werden soll, oder ein neuer RMA-Auftrag erstellt werden soll.

Ausfüllen der RMA Position

Bei der RMA-Position gibt es verschiedene Optionen, die ausgefüllt werden können bzw. müssen (meistens hängt dies vom Lieferant ab).

Zuerst muss der Kundenbereich ausgefüllt werden:

Beschreibung des Defekts: Hier sollte eine Beschreibung des Defekts eingetragen werden (dies kann auf deutsch und englisch geschehen), damit der Lieferant weiß, welches Problem bei diesem Artikel besteht.

Kosten der Position: Hier kann manuell eingetragen werden, wieviel diese RMA Position gekostet hat

Kaufdatum Kunde: Hier kann eingetragen werden, wann der Kunde den Artikel erworben hat (wichtig für Garantie)

Aktion: Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie mit dem Kunden weiter verfahren.

Sie bieten ihm als Austausch ein Ersatzgerät an.
Der Kunde erhält ein Leihgerät, so lange, bis er sein eigenes wieder zurückerhält.
Der Kunde muss warten, bis sein Gerät entweder repariert oder ausgetauscht zurückkommt.

Garantiestatus: Gibt Auskunft über den Garantiestatus des Geräts

In Bearbeitung (warte)
Garantie wurde gewährt
Garantie wurde abgelehnt

RMA Nummer Position: Falls es mehrere Positionen unter einem RMA-Auftrag gibt, könnte es vom Lieferant aus sein, dass jede Position eine eigene RMA-Nummer erhält. Diese wird hier eingetragen.

Angelegt Am, Angelegt Von: Die aus emis bekannten Felder; hier wird automatisch eingetragen, wer diese Position wann erstellt hat.
Beleg Kunde / Lieferant gedruckt: Gibt an, wann der Beleg für diesen RMA Auftrag an den Kunden oder Lieferanten gedruckt wurde.

Lieferantenbereich, wird ausgefüllt, wenn der Artikel wieder vom Lieferant zurückgeschickt wurde:

Datum Ware vom Lieferant zurück: Gibt an, wann der Artikel wieder eingetroffen ist

Austausch / Reparatur: Gibt an, ob der Artikel ausgetauscht oder repariert wurde.

Neue Seriennummer: Falls der Artikel seriennummernpflichtig war und ausgetauscht wurde, muss hier die neue Seriennummer eingetragen werden.

Was wurde gemacht von Lieferant: Eine Beschreibung, welche Tätigkeiten der Lieferant durchgeführt hat.

Alle weiteren Felder beziehen sich auf die Adresse des Kunden. Von hier aus können verschiedene Aktionen ausführt werden: Telefonat, Fax, E-Mail, usw.

Bestätigung an den Kunden

Wenn der Kunde seinen defekten Artikel zurückgebracht hat und Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, können Sie für ihn eine Bestätigung drucken. Bleiben Sie hierzu auf der Positionenseite und wählen Sie „F6-Drucken“ und im Druckdialog „Bestätigung für Kunde“. Den gedruckten Beleg geben Sie dem Kunden als Bestätigung mit, dass er den defekten Artikel eingeliefert hat. Der Haken „Bestätigung an Kunde“ rechts oben im Positionenfenster ist jetzt gesetzt.

Bei diesem Vorgang gibt es noch verschiedene Abstufungen. Wurde die Option „Ersatzgerät an Kunde“ gewählt, so öffnet sich beim Druck der Artikelstamm, wo dann der Ersatzartikel ausgewählt werden kann. Das gleiche gilt für die Option „Leihgerät an Kunde“. Bei diesen beiden Optionen wird ein zusätzlicher Beleg gedruckt, der angibt, dass ein Ersatz- bzw. Leihgerät herausgegeben wurde.

Lieferschein an Lieferant.

Ist der RMA-Auftrag komplett, drucken Sie einen Lieferschein für den Lieferanten. emis setzt hierfür eine RMA-Nummer vom Lieferanten voraus, sodass der RMA Lieferschein vom Lieferant eindeutig identifiziert werden kann. Die RMA-Nummer des Lieferanten wird auf Seite 1 über den Button im Feld "RMA-Nummer" eingegeben. Über dieses Feld kann auch nach einer RMA-Nummer gesucht werden. Wählen Sie dazu auf der RMA-Kopfseite „F6-Drucken“ und im Druckdialog „Lieferschein an Lieferant“. Senden Sie anschließend den Artikel mit Lieferschein an Ihren Lieferanten.

Artikel wird vom Lieferant bearbeitet und zurückgeschickt

Auch hier muss wieder ein Beleg über den Wareneingang gedruckt werden. Wählen Sie auf der RMA-Kopfseite „F6-Drucken“ und im Druckdialog „Artikel von Lieferant zurück“.

Rückgabe an den Kunden

Jetzt können Sie Ihren Kunden benachrichtigen und ihm den Artikel wieder aushändigen. Tragen Sie dazu unter der entsprechenden Position, die unter zwei erwähnten Daten zur „Rücklieferung des Lieferanten“ ein (Was wurde gemacht, Austausch/Reparatur, ...). Drucken Sie auch hierzu einen Rückgabe Beleg für den Kunden. Wählen Sie dazu auf der RMA-Positionenseite „F6-Drucken“ und im Druckdialog „Kunde hat Artikel zurückerhalten“.

Abschluss des RMA Auftrags

Wenn alle Positionen vom Lieferant zurückgekommen sind und auch wieder an den Kunden ausgehändigt wurden, ist der RMA Auftrag abgeschlossen.

Lagerbuchungen

Das RMA-Modul ist auch direkt in die Lagerhaltung von emis integriert. Das bedeutet, RMA-Eingänge und -Ausgänge werden gebucht und in der Lagerbewegung dokumentiert. Auch die emis.seriennummernverwaltung wird berücksichtigt.

RMA Lager

Für Vorgänge mit dem RMA-Modul steht ein separates Lager zur Verfügung, das sogenannte RMA-Lager.

Dort werden eingereichte Artikel temporär abgelegt. Dies geschieht immer dann, wenn ein Artikel vom Kunden zurück gebracht wurde. Sobald die Artikel an Lieferanten/Hersteller gesendet werden, werden sie auch vom RMA-Lager wieder entfernt.

Vom Lieferanten zurück gesendete Artikel werden ebenfalls wieder auf das RMA-Lager gelegt und daraus wieder entfernt, sobald sie an den Kunden ausgehändigt werden.

Von „http://wiki.emis-software.de/index.php/Reklamation“

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-== emis.Reklamation ==
+Mit dem Modul ''emis.rma'' können Sie Reklamationsaufträge verwalten. Das Modul gliedert sich in zwei Teile.
+#'''RMA Kopf''' – Die Kopfdaten des RMA-Auftrags. Hierbei handelt es sich um den Lieferanten, bei dem der Artikel von Ihnen gekauft wurde.
+#'''RMA Positionen''' – Dies sind die Positionen, die zum RMA-Auftrag gehören. Genauer gesagt also die Artikel, die Sie an den Lieferanten einschicken.
+Im Folgenden wird erklärt, wie in emis ein RMA-Auftrag abgebildet wird und welche Schritte dazu nötig sind. emis bietet Ihnen relativ flexible Möglichkeiten an.
-BILD
+<br>
+= Erstellen eines neuen RMA-Auftrags  =
+Ihr Kunde bringt einen defekten Artikel zurück, den er bei Ihnen erworben hat. [[Image:Reklamation 1.JPG|500px|Reklamation]]
+Um hierfür einen neuen RMA-Auftrag anzulegen, wählen Sie auf der RMA-Kopfseite '''„F4 Neu“'''. Jetzt muss der Artikel zunächst im System gesucht werden.
-Das emis.RMA (RMA=Return Material Authorization) Modul dient dazu defekte Ware zurück an den Lieferanten zu schicken. Dazu wird normalerweise vom Lieferant eine RMA-Nummer angefordert, damit die Ware beim Lieferant korrekt zugeordnet werden kann.
+Dazu gibt es verschiedene Suchmöglichkeiten:
+[[Image:Reklamation_2.JPG|RMA-Suche]]
+*Seriennummer
-=== Seite 1 – RMA Auftrag ===
+Wenn der Artikel eine Seriennummer besitzt, ist dies wohl die einfachste Möglichkeit den Artikel zu finden.
+<br>
-Sie erstellen einen neuen RMA-Auftrag wie in emis gewohnt über die „'''F4-Neu'''“ Schaltfläche:
+*Kundenadresse =&gt; Auftrag =&gt; Lieferantenadresse =&gt; Bestellung
+Ist keine Seriennummer bekannt, dann wird die Suche ein bisschen aufwendiger. Suchen Sie zuerst den Kunden, der den Artikel zurückbringt. Anschließend werden alle Aufträge angezeigt, die diesem Kunden zugeordnet sind. Im unteren Fenster sehen Sie die Positionen des Auftrags. Wählen Sie die Position mit dem entsprechenden Artikel aus. Wählen Sie anschließend aus, bei welchem Lieferanten Sie diesen Artikel erworben haben. Danach werden Sie gefragt, ob alle Bestellungen zu diesem Lieferanten angezeigt werden sollen. Wählen Sie diese Option, wenn die Bestellung zum RMA-Auftrag hinterlegt werden soll.
+<br>
-BILD
+*Kundenadresse =&gt; Artikel =&gt; Lieferantenadresse
+Wenn es unwichtig oder unbekannt ist, unter welchem Auftrag der Kunde den Artikel bei Ihnen erworben hat, wählen Sie diese Option. Hier wählen Sie zunächst den Kunden, dann den Artikel aus dem Artikelstamm und abschließend den Lieferanten, bei dem Sie den Artikel erworben haben.
+<br>
-Nun sollte sich folgendes Fenster öffnen. Hier können Sie den Lieferanten nach 4 Kriterien aussuchen:
+*Chargennummer
+Existiert eine Chargennummer für diesen Artikel, ist dies ebenfalls eine einfache Möglichkeit einen RMA-Auftrag anzulegen, da bei der Charge alle relevanten Informationen gespeichert sind.
+Nach dem Ende des Suchvorgangs wird ein neuer RMA-Auftrag angelegt. emis bietet auch die Möglichkeit Artikel unter einem RMA-Auftrag zu sammeln. Wenn also bereits ein offener RMA-Auftrag bei einem Lieferanten existiert, dann werden Sie gefragt, ob der neue Artikel unter dem vorhandenen RMA-Auftrag angelegt werden soll, oder ein neuer RMA-Auftrag erstellt werden soll.
-BILD
+== Ausfüllen der RMA Position  ==
-Mit dem Klicken auf „Weiter“ öffnet sich dann die entsprechenden Masken mit denen Sie den Ansprechpartner auswählen können: (Hier: Suche über Seriennummer)
+Bei der RMA-Position gibt es verschiedene Optionen, die ausgefüllt werden können bzw. müssen (meistens hängt dies vom Lieferant ab). [[Image:Reklamation_3.JPG|500px|RMA-Position]]
+Zuerst muss der Kundenbereich ausgefüllt werden: [[Image:Reklamation_4.JPG|500px|Kundenbereich]]
+*Beschreibung des Defekts: Hier sollte eine Beschreibung des Defekts eingetragen werden (dies kann auf deutsch und englisch geschehen), damit der Lieferant weiß, welches Problem bei diesem Artikel besteht.
-BILD
+*Kosten der Position: Hier kann manuell eingetragen werden, wieviel diese RMA Position gekostet hat
+*Kaufdatum Kunde: Hier kann eingetragen werden, wann der Kunde den Artikel erworben hat '''(wichtig für Garantie)'''
+*'''Aktion''': Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie mit dem Kunden weiter verfahren.
+#Sie bieten ihm als Austausch ein Ersatzgerät an.
-BILD
+#Der Kunde erhält ein Leihgerät, so lange, bis er sein eigenes wieder zurückerhält.
+#Der Kunde muss warten, bis sein Gerät entweder repariert oder ausgetauscht zurückkommt.
+*'''Garantiestatus''': Gibt Auskunft über den Garantiestatus des Geräts
+#In Bearbeitung (warte)
+#Garantie wurde gewährt
+#Garantie wurde abgelehnt
-Nach Auswählen des Ansprechpartners wird ein RMA-Auftrag mit dem entsprechenden Daten angelegt.
+*'''RMA Nummer Position''': Falls es mehrere Positionen unter einem RMA-Auftrag gibt, könnte es vom Lieferant aus sein, dass jede Position eine eigene RMA-Nummer erhält. Diese wird hier eingetragen.
+*'''Angelegt Am, Angelegt Von''': Die aus emis bekannten Felder; hier wird automatisch eingetragen, wer diese Position wann erstellt hat.
+*'''Beleg Kunde / Lieferant gedruckt''': Gibt an, wann der Beleg für diesen RMA Auftrag an den Kunden oder Lieferanten gedruckt wurde.
-Nun, nachdem der Auftrag angelegt wurde haben Sie die Möglichkeit weitere Daten vom Lieferanten hinzuzufügen(1.)) oder zu ändern (2.)). Die Felder 3.) und 4.) werden entsprechend dem Fortlauf des RMA-Auftrags editiert.
+Lieferantenbereich, wird ausgefüllt, wenn der Artikel wieder vom Lieferant zurückgeschickt wurde: [[Image:Reklamation_5.JPG|500px|Lieferantenbereich]]
+*'''Datum Ware vom Lieferant zurück:''' Gibt an, wann der Artikel wieder eingetroffen ist
+*'''Austausch / Reparatur''': Gibt an, ob der Artikel ausgetauscht oder repariert wurde.
-BILD
+*'''Neue Seriennummer''': Falls der Artikel seriennummernpflichtig war und ausgetauscht wurde, muss hier die neue Seriennummer eingetragen werden.
+*'''Was wurde gemacht von Lieferant''': Eine Beschreibung, welche Tätigkeiten der Lieferant durchgeführt hat.
+*Alle weiteren Felder beziehen sich auf die Adresse des Kunden. Von hier aus können verschiedene Aktionen ausführt werden: Telefonat, Fax, E-Mail, usw.
+== Bestätigung an den Kunden  ==
-BILD
+Wenn der Kunde seinen defekten Artikel zurückgebracht hat und Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, können Sie für ihn eine Bestätigung drucken. Bleiben Sie hierzu auf der Positionenseite und wählen Sie '''„F6-Drucken“''' und im Druckdialog '''„Bestätigung für Kunde“'''. Den gedruckten Beleg geben Sie dem Kunden als Bestätigung mit, dass er den defekten Artikel eingeliefert hat. Der Haken '''„Bestätigung an Kunde“''' rechts oben im Positionenfenster ist jetzt gesetzt.
+Bei diesem Vorgang gibt es noch verschiedene Abstufungen. Wurde die Option '''„Ersatzgerät an Kunde“''' gewählt, so öffnet sich beim Druck der Artikelstamm, wo dann der Ersatzartikel ausgewählt werden kann. Das gleiche gilt für die Option '''„Leihgerät an Kunde“'''. Bei diesen beiden Optionen wird ein zusätzlicher Beleg gedruckt, der angibt, dass ein Ersatz- bzw. Leihgerät herausgegeben wurde.
+== Lieferschein an Lieferant.  ==
-Vorhandene Reklamationen können Sie über folgende 3 Felder suchen:
+Ist der RMA-Auftrag komplett, drucken Sie einen Lieferschein für den Lieferanten. emis setzt hierfür eine RMA-Nummer vom Lieferanten voraus, sodass der RMA Lieferschein vom Lieferant eindeutig identifiziert werden kann. Die RMA-Nummer des Lieferanten wird auf Seite 1 über den Button im Feld "RMA-Nummer" eingegeben. Über dieses Feld kann auch nach einer RMA-Nummer gesucht werden. Wählen Sie dazu auf der RMA-Kopfseite '''„F6-Drucken“''' und im Druckdialog '''„Lieferschein an Lieferant“'''. Senden Sie anschließend den Artikel mit Lieferschein an Ihren Lieferanten.
--     über die Reklamationsnummer    1.)
+== Artikel wird vom Lieferant bearbeitet und zurückgeschickt  ==
--     über den Lieferant                     2.)
+Auch hier muss wieder ein Beleg über den Wareneingang gedruckt werden. Wählen Sie auf der RMA-Kopfseite '''„F6-Drucken“''' und im Druckdialog '''„Artikel von Lieferant zurück“'''.
--     über den “ …“ Button                 3.)
+== Rückgabe an den Kunden  ==
+Jetzt können Sie Ihren Kunden benachrichtigen und ihm den Artikel wieder aushändigen. Tragen Sie dazu unter der entsprechenden Position, die unter zwei erwähnten Daten zur '''„Rücklieferung des Lieferanten“''' ein (Was wurde gemacht, Austausch/Reparatur, ...). Drucken Sie auch hierzu einen Rückgabe Beleg für den Kunden. Wählen Sie dazu auf der RMA-Positionenseite '''„F6-Drucken“''' und im Druckdialog '''„Kunde hat Artikel zurückerhalten“'''.
+== Abschluss des RMA Auftrags  ==
-BILD
+Wenn alle Positionen vom Lieferant zurückgekommen sind und auch wieder an den Kunden ausgehändigt wurden, ist der RMA Auftrag abgeschlossen.
+= Lagerbuchungen  =
-Im RMA-Kopf haben sie über „'''F6-Drucken'''“ die Möglichkeit zugehörige Lieferscheine zu drucken.
+Das RMA-Modul ist auch direkt in die Lagerhaltung von emis integriert. Das bedeutet, RMA-Eingänge und -Ausgänge werden gebucht und in der Lagerbewegung dokumentiert. Auch die [[Seriennummerverwaltung|emis.seriennummernverwaltung]] wird berücksichtigt.
+== RMA Lager  ==
+Für Vorgänge mit dem RMA-Modul steht ein separates Lager zur Verfügung, das sogenannte RMA-Lager.
-=== Seite 2 – RMA Positionen ===
+Dort werden eingereichte Artikel temporär abgelegt. Dies geschieht immer dann, wenn ein Artikel vom Kunden zurück gebracht wurde. Sobald die Artikel an Lieferanten/Hersteller gesendet werden, werden sie auch vom RMA-Lager wieder entfernt.
+Vom Lieferanten zurück gesendete Artikel werden ebenfalls wieder auf das RMA-Lager gelegt und daraus wieder entfernt, sobald sie an den Kunden ausgehändigt werden.
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-Über die Schaltfläche „'''F4 – Neu'''“ können Sie eine neue RMA Position anlegen. Bitte beachten Sie, dass hierbei eigentlich nur eine Position angelegt wird. Falls bereits ein RMA Auftrag bei dem gleichen Lieferanten existiert, so wird diese Position zu diesem Auftrag hinzugefügt. Falls noch kein RMA Auftrag bei diesem Lieferanten existiert, so wird ein komplett neuer RMA Auftrag einschließlich der Position angelegt.
-Die umrahmten Bereiche „'''''Reparatur Annahme'''''“ (1.)) und Rücklieferung Lieferant (2.)) werden ausgefüllt, nachdem die Ware ersetze Ware bei Ihnen angekommen ist. Hier können Sie dann zusätzliche Informationen zu der RMA-Position angeben, welche Sie vom Lieferanten auf der Rechnung oder z.B. beigelegtem Reparaturbericht entnehmen können. Die Felder 3.) und 4.) werden entsprechend dem Fortlauf des RMA-Auftrags editiert.
-BILD
-BILD
-In den RMA-Positionen haben Sie dann noch über „'''F6-Drucken'''“ die Möglichkeit diverse Ausdrucke für den Kunden zu tätigen.