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Version vom 3. Mai 2021, 16:11 Uhr
Inhaltsverzeichnis |
Terminplaner
Klicken Sie auf "emis.crm => Terminplaner" im Auswahlmenü.
Zu allererst können Sie in emis zwischen 2 verschiedenen Ansichten für den Terminplaner wählen.
Klicken Sie dazu auf dieses Symbol: 
Tabellenansicht:
Kalenderansicht:
Generelle Einstellungen für beide Ansichten:
Im Kombinationsfeld "Termine für:" können Sie auswählen, wessen Termine angezeigt und/oder bearbeitet werden sollen.
Der emis.terminplaner bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl für sich selbst, als auch für Ihre Kollegen Termine anzulegen.
Termin erstellen
Um neue Termine anzulegen, drücken Sie "F4-Neu" und füllen die entsprechenden Felder aus.
Wenn nötig, kann emis Sie an diese Termine erinnern.
Dazu setzen Sie hinter "Erinnern" einen Haken und wählen aus der Liste rechts daneben die gewünschte "Vorwarnzeit in Minuten" aus.
Unter "Bemerkung" können Sie sich zusätzliche Notizen machen.
Machen Sie hinter "Hervorheben" ein Häkchen, wenn Sie den Termin als besonders wichtig markieren wollen.
Sie können unter Bemerkung auch einen Autotext einfügen.
Klicken Sie dazu auf das Symbol 
im rechten unteren Eck im Bemerkungs-Feld und wählen Sie den Autotext aus.
Mit der Schaltfläche 
können Sie diesen Termin automatisch per E-Mail an den Mitarbeiter senden lassen, dem Sie diesen Termin zugeordnet haben.
Zum Editieren des Terminbestätigungstextes gehen Sie im Terminplaner unter "Einstellungen" auf "Text für Terminbestätigung":
Hier können Sie nun den gewünschten Text eintragen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, variable Felder zu verwenden. Die Werte sehen Sie im linken unteren Eck des Fensters.
Mit 
senden Sie den Termin per SMS an den Anwender.
Um die SMS Funktion zu aktivieren, lesen Sie bitte die Installationsanleitung unter Installation#SMS_Server_einrichten.
Mit der F8-Taste oder einem Klick auf die Schaltfläche „F8-Speichern“ wird der Termin gespeichert. Nun können Sie durch Ändern der Daten und erneutem Speichern mehrere Termine für sich oder den Kollegen setzen.
Mit der F3-Taste oder einem Klick auf das „Zurück“ Symbol kommen Sie zum Terminplaner zurück.
Mit „F5-Wiedervorlage“ können Sie diesen Termin direkt in eine Wiedervorlage übergeben.
Um einen Termin zu ändern oder zu löschen, klicken Sie (in der Kalenderansicht) mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Termin.
Wählen Sie nun die gewünschte Option.
Zusätzlich kann hier die zugehörige Kundenakte mit einem Klick auf "Kunde öffnen" in emis.crm geöffnet werden.
Anwählfunktion
Um aus dem Terminplaner anwählen zu können, wird zuallererst der entsprechende Termin mit Rechtsklick angeklickt. Anschließend wird zwischen den Optionen Telefon anwählen (Zentrale), Telefon anwählen (Arbeitsplatz) oder Telefon anwählen (Mobiltelefon) gewählt.
Eingabe von Feiertagen/ Schulferien
Eingabe von Feiertagen
Wählen Sie unter "Einstellungen" Ihr Bundesland und anschließend den Punkt "Feiertage eintragen". Es erscheint ein Hinweis, wenn der Vorgang abgeschlossen wurde.
Eingabe von Schulferien
Wählen Sie unter "Einstellungen" Ihr Bundesland und setzen Sie anschließend den Haken bei "Ferien anzeigen".
Danach trägt emis automatisch für das ausgewählte Bundesland die Ferien in den Terminplaner des aktuellen Users ein:
Drucken der Termine
Mit der F6-Taste oder einem Klick auf „F6-Drucken“ können Sie Ihre Termine ausdrucken.
Nun können Sie den Report, den Zeitraum und den Mitarbeiter auswählen.
Zusätzlich können Sie auswählen, wie viele Ausdrucke gemacht werden sollen und ob eine Druckvorschau angezeigt und welcher Drucker verwendet werden soll.
Drucken 2:
Die Taste Drucken2 unterscheidet sich lediglich in der Art der Ausgabe
Hier wählen Sie anstatt eines Mitarbeiters eine Kategorie.
Weitere Einstellungen
Im Einstellungsmenü unter "Kalendereinstellungen" haben Sie die Möglichkeit weitere Optionen vorzunehmen.
• Im Bereich "Arbeitszeit" können Sie Ihren Arbeitsbeginn und Ihr Arbeitsende eintragen.
• Im Bereich "Zeitintervall" legen Sie fest, welches Zeitintervall in der Tabellenansicht dargestellt werden soll. Sie haben die Wahl zw. 15 Minuten, 30 Minuten und 60 Minuten.
Kontakte und Termine via Outlook versenden
Dies bietet Ihnen die Möglichkeit auch Außendienstmitarbeitern, die kein emis auf Ihrem Notebook/PC installiert haben über das zentrale emis, Termine und Kontakte ins Outlook zu übertragen.
Genauso kann der Außendienstmitarbeiter neue Termine oder Änderungen bestehender Outlook Termine an emis in der Zentrale übertragen bzw. synchronisieren.
Vorbereitung Zentrale:
Unter "emis Tools => Konfiguration => Personalstamm => Seite 5 Konfiguration" müssen die Felder "Mobil" (nur wenn SMS Benachrichtigung erwünscht ist) und "E-Mail" ausgefüllt werden.
Vorbereitung Außendienstmitarbeiter:
Im Outlook des Außendienstmitarbeiters muss ein AddIn installiert werden. Hierzu einfach die Datei "EMISOLEPaket", die sich auf der emis-CD im Verzeichnis "Sonstiges" befindet, auf dem PC/Notebook des Außendienstmitarbeiters starten.
Dies ist jedoch nur dann nötig, wenn auf dem Notebook/PC kein emis installiert ist.
Nach der Installation des EMISOLEPaket's bzw. von emis muss sich nach Start von Outlook ein neuer Menüpunkt befinden:
Entscheidend sind hier die letzten zwei Einträge "EMIS OLETermine Konfiguration" und "Info EMIS OLETermine":
Nach erfolgreicher Installation muss nun noch der Menüpunkt "EMIS OLETErmine Konfiguration" aufgerufen und die E-Mail Adresse sowie der emis Benutzernamen eingegeben werden. Beim Benutzernamen ist wichtig, dass dieser zuvor im emis der Zentrale angelegt wurde und dass er genau so geschrieben wird, wie er dort im Personalstamm angelegt wurde:
Zusätzlich können Sie noch wählen, ob senden bzw. empfangen von Terminen aktiviert und, ob beim Empfang eine Meldung angezeigt werden soll.
Mit der Schaltfläche "Speichern + OK" verlassen Sie die Konfiguration.
Wird nun in der Zentrale im emis ein neuer Termin eingetragen, haben Sie die Möglichkeit dem Anwender eine SMS Benachrichtigung zu senden, und/oder ihm diesen Termin in sein Outlook zu übermitteln.
Die Übermittlung des Termins geschieht mittels E-Mail. Bei Erhalt der E-Mail wird der Termin automatisch und ohne das der Anwender die E-Mail öffnen muss in seinen Terminkalender eingetragen.
Zusätzlich wird der Ansprechpartner auf den sich der Termin bezieht in die Kontakte von Outlook hinzugefügt. Gleichzeitig bekommt der Anwender eine Meldung über den neuen Termin.
Wird der so erhaltene Termin vom Anwender geändert oder vom Anwender selbst ein neuer Termin eingetragen, so wird auch dies automatisch per E-Mail an die Zentrale gesendet und dort im emis entsprechend geändert bzw. eingetragen. Auch hier wird diese Änderung bzw. der neue Termin mittels eines Meldungsfensters (bei gesetztem Haken "Meldung anzeigen") angezeigt.
Weitere Infos
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