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emis.FIBU

Mit der emis FIBU- Schnittstelle im Menü "EMIS-Auftrag" haben Sie die Möglichkeit Ihre Ein-, und Ausgangsrechnungen, das Kassenbuch und Gutschriften, die Sie in emis erstellt haben, zu Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware zu übertragen und diese Daten dann in Ihrer FIBU zu importieren.

emis unterstützt derzeit folgende Exportformate:

• Lexware Buchhalter
• Lexware Buchhalter professional
• DATEV-FBOP-BW-KNE
• DATEV-Ertragskonten

Derzeit wird folgende Buchhaltungssoftware unterstützt:

Datev mit und ohne Ertragskonten.

Mit dem FIBU-Lauf werden alle Rechnungen bzw. Gutschriften, einschließlich aller Kunden, an die entsprechende FIBU-Software übertragen.

Tipp: Wenn Sie den Lexware Buchhalter besitzen, aber keine Splittung auf Sachkonten wünschen, können Sie die Option Lexware Buchhalter in der emis.fibu-schnittstelle verwenden.

Wenn Sie beim Importieren der emis-Buchungsdaten in Ihre FIBU Fragen haben, so lesen Sie diese bitte in der Hilfe Ihrer FIBU nach.

Achtung: Beim mehrmaligen Einlesen der Buchungsdaten kann es zu doppelten Buchungen kommen. In den meisten FIBU-Programmen werden diese Daten aber zuerst in einen Stapel eingelesen und können dort dann weiterverarbeitet/gelöscht werden.

Vorbereitungen

Debitoren-Nummer:
Im emis.crm Modul müssen Sie allen Debitoren / Kunden eine Kundennummer vergeben. Dazu muss in der emis.konfiguration ("EMIS-Tools /Konfiguration") auf Seite 2 "Auftrag / Angebot / Bestellung / Sonstiges" der Haken bei "FIBU (Kundennummer und Lieferantennummer) " gesetzt sein.

Nun erscheinen im emis.crm Modul (Seite 1) zwei weitere Felder (Kdn.#: und Lief.#:).
Im Feld Kdn.#: bzw. Lief.# tragen Sie nun, durch dreifaches Mausklicken auf dieses Feld, die Debitorennummern bzw. Kreditorennummer ein. Sie können die nächste Debitorennummer / Kreditorennummer auch automatisch vergeben lassen. Den Nummernkreis können Sie in der Konfiguration (Seite 3) einstellen.

Der Haken in der emis.konfiguration (Seite 2) „Kundennummer automatisch vergeben“ bewirkt, dass beim Rechnungsdruck geprüft wird, ob der Kunde im emis.crm-Modul eine Kundennummer besitzt. Wenn dies nicht der Fall ist, wird durch diese Option dem Kunden eine neue Kundennummer vergeben (siehe Nummernkreis weiter oben)

Ertragskonten (nur Lexware Pro und Datev):
Im [Artikelstamm|emis.artikelstamm]] können Sie jedem Artikel ein Ertragskonto zuweisen.

Dieses Ertragskonto wird beim Importieren in den Lexware Buchhalter Pro automatisch einem entsprechenden Sachkonto zugewiesen.
Somit können Sie die Umsätze nach Artikelgruppen ermitteln.
Dazu müssen Sie zuerst in den emis.dienstprogrammen die Ertragskonten anlegen.

Gruppenname Eine frei definierbare Beschreibung

Nun müssen Sie im Artikelstamm allen Artikeln ein Ertragskonto (Sachkonto) zuweisen. Auch die MwSt. muss im Artikelstamm bei allen Artikeln vergeben sein.

Tipp: Wenn Sie im Artikelstamm die "(F8) Tabelle" öffnen, sehen Sie ganz rechts die Spalten MwSt. und Ertragskonto. Nun können Sie die zwei Spalten sehr leicht überprüfen. Sie können auch im Artikelstamm im Menü unter „Datei / ReOrg / Massenaktualisierung“ die Ertragskonten nach Warengruppe setzen.

Wenn Sie die Datev-Schnittstelle mit Ertragskonten verwenden, müssen Sie noch folgendes beachten:
Im Artikelstamm können Sie nur ein Ertragskonto (EU steuerpflichtig) eintragen.
Für die 3 anderen Steuerschlüssel haben Sie im Artikelstamm keine Möglichkeit diese einzutragen.
Dies können Sie in den emis.dienstprogrammen in der Gruppe „Ertragskonto“ zuordnen.

emis.fibu-schnittstelle

Sie starten die „emis.fibu-schnittstelle“ aus der „emis.auftragsverwaltung“ im Menüpunkt „Datei“. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Ganz oben kann ein Mandant ausgewählt werden, sowie das Buchungsjahr und der Buchungsmonat.

Mit „F6 Start" starten Sie den Export. Es werden dann Dateien (Debitoren-Adressdaten und Buchungsdaten) im eingestellten Verzeichnis angelegt. Wenn Sie hier das Diskettenlaufwerk angeben, kopiert emis Ihnen die Dateien direkt auf Diskette. Anschließend druckt emis ein Übergabeprotokoll aus. Dieses Protokoll und die Dateien können Sie nun an Ihre Finanzbuchhaltung übergeben.

Sollte aus irgendeinem Grund die Erstellung der Dateien oder des Ausdrucks nicht geklappt haben (Diskette ist defekt, Drucker hat kein Papier, etc.), können Sie dies mit der Schaltfläche "Recovery" wiederholen. Dazu müssen Sie eine Belegnummer eingeben. Diese wird jeweils um 1 erhöht und auf dem Protokoll mit ausgedruckt. Zusätzlich können Sie die Belegnummer in der Tabelle der Auftragsverwaltung entnehmen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche „Recovery“ drücken, bekommen Sie die letzte Belegnummer angezeigt.

Über die Schaltfläche "Konfiguration" gelangen Sie in die Einstellungen:

Hier können Verschiedene Einstellungen vorgenommen werden:

FIBU- Software:

DATEV Einstellungen

Alle noch nicht zur FIBU übermittelten Aufträge sehen Sie nun in der großen Tabelle.

Import der Daten nach Lexware Buchhalter:

Erstellen Sie zunächst die Exportdatei in emis. Dazu geben Sie in der FIBU-Schnittstelle (Konfiguration) ein Kassenkonto und den Pfad ein, in den Sie die Exportdatei speichern wollen.
Klicken Sie anschließend auf "Speichern + Zurück" und danach auf "Start Kassenbuch". Jetzt müssen Sie auswählen für welchen Monat die Kassenbuchdaten exportiert werden sollen.

Die Exportdatei wurde erstellt. Sie muss nun in Lexware Buchhalter eingelesen werden. Öffnen Sie dazu das Programm und wählen "Datei / Import / Text / ASCII" aus.

Als nächstes können Sie auswählen, was Sie importieren möchten. Wählen Sie "Buchungsdaten" und klicken auf "Weiter".

Geben Sie im nächsten Fenster den Pfad zu der Datei an, die Sie mit emis erstellt haben, und klicken auf "Weiter".

Daraufhin müssen die Einstellungen zum richtigen Einlesen der Daten gemacht werden. Wählen Sie als Feldtrennzeichen das „Semikolon (;)" und als Textkennzeichen das „Anführungszeichen doppelt (")". Klicken Sie dann auf "Weiter".

Im nächsten Fenster muss ausgewählt werden, welches Feld aus der zu importierenden Datei welchem Feld in Lexware zugeordnet wird. (Diese Einstellungen müssen Sie nur beim ersten Mal vornehmen). In Lexware besteht die Möglichkeit diese Einstellungen in einem Profil abzuspeichern, welches bei den weiteren Importen wieder geladen werden kann.


Daraufhin müssen Angaben zur Belegnummer gemacht werden:

Nun erscheint ein Fenster, in welchem Sie die Übersicht der zu importierenden Daten sehen. Klicken Sie auf "Fertig stellen", um die ausgewählten Daten nach Lexware einzulesen.

Die Daten werden zunächst in den Stapel geschrieben. Hier können Sie noch einmal überprüfen, ob alle Daten richtig sind und eventuelle Änderungen vornehmen. Über die Schaltfläche "Buchen" werden die Einträge in Lexware gebucht.

Export der Daten aus der FIBU

Export der Ausgangsrechnungen

Emis listet alle erzeugten Ausgangsrechnungen nach Rechnungsdruck aus der emis.Auftragsverwaltung automatisch in der emis.FIBU-Schnittstelle auf. Die noch nicht exportierten Aufträge stehen nach Start der FIBU-Schnittstelle automatisch in der angezeigten Tabelle.

Vor dem Start des Exports können Sie hier noch das Buchungsjahr sowie den Buchungsmonat auswählen.

Um die Exportdateien für Ihre Ausgangsrechnungen zu erstellen, vergewissern Sie sich, ob das Optionsfeld „Debitoren“ aktiviert ist. Ist dies der Fall, drücken Sie den Button „Start Ausgangsrechnungen“. Sollten alle Daten korrekt hinterlegt sein, erzeugt emis nun an dem in der Konfiguration hinterlegten Pfad die entsprechenden Exportdateien.

Diese können Sie anschließend in Ihre Buchhaltungssoftware über die Importfunktion einlesen.

Export der Eingangsrechnungen

emis listet alle im Modul Zahlungsverkehr hinterlegten Eingangsrechnungen automatisch in der FIBU-Schnittstelle unter dem Punkt „Kreditoren“ auf.

Vor dem Start des Exports können Sie hier noch das Buchungsjahr sowie den Buchungsmonat auswählen.

Um die Exportdateien für Ihre Eingangsrechnungen zu erstellen, vergewissern Sie sich, ob das Optionsfeld „Kreditoren“ aktiviert ist. Ist dies der Fall drücken Sie den Button „Start Eingangsrechnungen“. Sollten alle Daten korrekt hinterlegt sein, erzeugt emis nun an dem in der Konfiguration hinterlegten Pfad die entsprechenden Exportdateien.

Diese können Sie anschließend in Ihre Buchhaltungssoftware über die Importfunktion einlesen.

Export des Kassenbuchs

Emis bietet die Möglichkeit auch die im „Kassenbuch-Modul" hinterlegten Einträge an die Buchhaltung zu übermitteln. Um diese Daten zu exportieren, drücken Sie bitte auf den Knopf „Start Kassenbuch“. Die Dateien werden in dem in der Konfiguration hinterlegten Pfad abgelegt und können von dort in die Buchhaltungssoftware importiert werden.

Export von Akonto-/Abschlagsrechnungen

Sollten Sie in emis Akonto- bzw. Abschlagsrechnungen erstellen, gibt es die Möglichkeit auch diese über die FIBU-Schnittstelle zu exportieren und in Ihre Buchhaltungssoftware zu importieren. Um diesen Export zu starten, klicken Sie einfach auf den Button „Start Akontorechnungen“. Nun werden die Dateien an dem in der Konfiguration hinterlegten Pfad erstellt und können von dort in die Buchhaltungssoftware importiert werden.

Bedienung und Konfiguration der neuen DATEV-Schnittstelle

Mit dieser Schnittstelle wird ab emis-Version 2017.10.1 die neue Datenschnittstelle von Datev unterstützt.
Ab dem 01.01.2018 werden die "alten" Schnittstellen von Datev nicht mehr unterstützt.
Somit werden die "alten" emis-Datev-Schnittstellenformate ab dem 01.01.2018 in emis auch nicht mehr unterstützt.

Bedienung

Gestartet wird die neue Schnittstelle, wie gewohnt, über das emis.auswahlmenü über die Schaltfläche FIBU Schnittstelle, nachdem diese erworben und freigeschalten wurde. Ein unverbindliches Angebot zur Schnittstelle senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu.


Nach dem Start sollten Sie als erstes (links unten) den Mandant und den Buchungszeitraum auswählen.
Folgende Vorgänge können exportiert werden:

- Ausgangsrechnungen
- Eingangsrechnungen
- Kassenbuch
- Zahlungseingänge (von emis an Datev oder von Datev nach emis, je nachdem, wo Sie den OP-Abgleich durchführen)

Sollte die Konfiguration (siehe unten) schon durchgeführt worden sein, so können Sie nun gleich mit dem Export der Daten beginnen.
Starten Sie hierzu die gewünschte Schaltfläche Export Buchungssätze.
Bei Ausgangsrechnungen werden automatisch die Debitorenliste, bei Eingangsrechnungen die Kreditorenliste mit erzeugt und versendet.

Nach betätigen dieser Schaltfläche werden folgende Funktionen automatisch nacheinander gestartet:

- Prüfung der Daten auf Korrektheit. Geprüft werden:
     - Kundennummer vorhanden (nur bei Ausgangsrechnungen)
     - Lieferantennummer vorhanden (nur bei Eingangsrechnungen)
     - Ertragskonto beim Artikel vorhanden (nur bei Ausgangsrechnungen)
     - Gegenkonto vorhanden (nur beim Kassenbuch und Eingangsrechnungen)
- Erzeugung der Buchungsdatei
- Erzeugung der Debitorendatei (nur bei Ausgangsrechnungen)
- Erzeugung der Kreditorendatei (nur bei Eingangsrechnungen)
- Erzeugung einer neuen FIBU-Laufnummer
- Erzeugung eines FIBU-Protokolls
- Erzeugung der Dateien in der emis.dokumentenverwaltung:
     - Buchungsdatei (.csv)
     - Adressdatei (.csv, nur bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
     - FIBU-Protokoll (.pfd)
- Ausdruck des FIBU-Protokolls (wenn gewünscht)
- Versenden der Exportdateien an den Steuerberater via Email (wenn gewünscht)

Sollte es vorkommen, dass man einen Export nochmals erzeugen muss, kann man dies mit der Schaltfläche Recovery, nach Eingabe der FIBU-Laufnummer, nochmals exportieren.

Über die Schaltfläche FIBU-Lauf-Nummern... kann man die schon erzeugten FIBU-Läufe öffnen.

Über die Schaltfläche FIBU-Nummern bearbeiten können Sie die Spalte FIBU bearbeiten.
Hierfür sind aber Administratorrechte notwendig.
Über die Schaltfläche Dokumente können Sie für den eingestellten FIBU-Lauf die gespeicherten Dokumente (siehe oben) einsehen und öffnen!

Konfiguration

Über die Schaltfläche Konfiguration gelangen Sie in die Einstellungen der FIBU-Schnittstelle.

In der Tabelle sehen Sie alle Einstellungsmöglichkeiten für diese Schnittstelle.
Die Beschreibung der einzelnen Variablen können Sie aus dem Feld Beschreibung entnehmen.

Wir empfehlen dringend die Einstellungen von einem zertifizierten emis-Administrator oder von einem Mitarbeiter der Firma Karg EDV-Dienstleistungen vornehmen zu lassen.

Alle Variablen sind systemweite Variablen, außer folgende Variablen:

-Datev16_Diktatkuerzel_Buchungsstapel=User-Variable (muss für jeden emis-Anwender eingestellt werden)
Datev16_Exportpfad_Buchungsstapel=Computer-Variable (muss an jedem Computer separat eingestellt werden)
Datev16_Exportpfad_Debitoren_Kreditoren = Computer-Variable (muss an jedem Computer separat eingestellt werden)

Schaltflächen:

- SKR03 öffnet den Sachkontenrahmen 03 als PDF
- SKR04 öffnet den Sachkontenrahmen 04 als PDF
- DOKU-Datev-Schnittstelle öffnet die Beschreibung der Schnittstelle
- Datev-Prüfprogramm öffnet ein Prüfprogramm von Datev, mit dem die Exportdateien (.csv) auf ihre Richtigkeit überprüft werden.

Konfiguration für DATEV-Ertragskonten

Konfiguration der emis.FIBU-Schnittstelle für Datev-Ertragskonten.

Wechseln Sie über das emis.Auswahlmenü => EMIS-Auftrag in das Modul „FIBU“.

Rufen Sie hier durch einen Klick auf den Button „Konfiguration“ die Konfiguration auf.

Im nun erscheinenden Fenster wählen Sie im Auswahlfeld „FIBU-Software“ bitte den Eintrag „Datev-Ertragskonten“ aus. Nun können Sie die entsprechenden Pfade, an denen die Exportdateien erzeugt werden sollen, eintragen und die entsprechenden FIBU-Konten hinterlegen.

Für die genauen Kontonummern erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater.

Bei Datev ist es außerdem noch notwendig auf der rechten Seite der FIBU-Konfiguration die Daten für folgende Felder einzutragen:

• DFV Kennzeichen (nicht erforderlich)
• Optional haben Sie noch die Möglichkeit, die erzeugten Exportdateien automatisch per Mail an eine Emailadresse zu versenden. Hierzu tragen Sie einfach im entsprechenden Feld eine Emailadresse ein.

Konfiguration für DATEV-FBOP-BW-KNE

Konfiguration der emis.FIBU-Schnittstelle für Datev-FBOP-BW-KNE.

Wechseln Sie über das emis.Auswahlmenü => EMIS-Auftrag in das Modul „FIBU“.

Rufen Sie hier durch einen Klick auf den Button „Konfiguration“ die Konfiguration auf.

Im erscheinenden Fenster wählen Sie im Auswahlfeld „FIBU-Software“ bitte den Eintrag „Datev-FBOP-BW-KNE“ aus. Nun können Sie die entsprechenden Pfade, an denen die Exportdateien erzeugt werden sollen, eintragen und die entsprechenden FIBU-Konten hinterlegen. Pro Steuerschlüssel (1 – 4) gibt es ein separates Habenkonto. Für die genauen Kontonummern erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater.

Bei Datev ist es außerdem noch notwendig auf der rechten Seite der FIBU-Konfiguration die Daten für folgende Felder einzutragen:

• DFV Kennzeichen (nicht erforderlich)
• Berater Nummer (zwingend erforderlich)
• Mandant Nummer (zwingend erforderlich)
• Abrechnungsnummer Rng (zwingend erforderlich)
• Abrechnungsnr. Kunden (zwingend erforderlich)
• PN Seite (nicht erforderlich)
• Passwort (nicht erforderlich)
• Datenträgernummer (nicht erforderlich)
• Sachkontennummernlänge (zwingend erforderlich)

Falls Sie auch das emis.Kassenbuch für Ihre interne Kasse exportieren möchten, tragen Sie im Feld „Kassenkonto“ bitte die Kontonummer, auf die diese Buchungen gebucht werden sollen, ein.

Sollten Sie zusätzlich zur normalen emis.Auftragsverwaltung auch noch die emis.Ladenkasse nutzen, haben Sie die Möglichkeit für diese ein separates Konto im Feld „Konto Ladenkasse“ zu hinterlegen.

Optional haben Sie noch die Möglichkeit, die erzeugten Exportdateien automatisch per Mail an eine Emailadresse zu versenden. Hierzu tragen Sie einfach im entsprechenden Feld eine Emailadresse ein.

Konfiguration für Lexware Buchhalter

Allgemeines:

Die emis.FIBU-Schnittstelle kann für die Nutzung des Lexware Buchhalters konfiguriert werden, sodass Sie Ihre Rechnungen aus emis exportieren, und in Lexware Buchhalter importieren können.

Konfiguration der emis.FIBU-Schnittstelle für Lexware Buchhalter

Wechseln Sie über das emis.Auswahlmenü => EMIS-Auftrag in das Modul „FIBU“.

Rufen Sie hier durch Klick auf den Button „Konfiguration“ die Konfiguration auf.

Im nun erscheinenden Fenster wählen Sie im Auswahlfeld „FIBU-Software“ bitte den Eintrag „Lexware Buchhalter“ aus. Nun können Sie die entsprechenden Pfade, an denen die Exportdateien erzeugt werden sollen, eintragen und die entsprechenden FIBU-Konten hinterlegen. Pro Steuerschlüssel (1 – 4) gibt es ein separates Habenkonto. Für die genauen Kontonummern erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater.

Falls Sie auch das emis.Kassenbuch für Ihre interne Kasse exportieren möchten, tragen Sie im Feld „Kassenkonto“ bitte die Kontonummer, auf die diese Buchungen gebucht werden sollen, ein.

Sollten Sie zusätzlich zur normalen emis.Auftragsverwaltung auch noch die emis.Ladenkasse nutzen, haben Sie die Möglichkeit für diese ein separates Konto im Feld „Konto Ladenkasse“ zu hinterlegen.

Optional haben Sie noch die Möglichkeit, die erzeugten Exportdateien automatisch per Mail an eine Emailadresse zu versenden. Hierzu tragen Sie einfach im entsprechenden Feld eine Emailadresse ein.

Konfiguration für Lexware Buchhalter Pro

Allgemeines:

Die emis.FIBU-Schnittstelle kann für die Nutzung des Lexware Buchhalters Professional konfiguriert werden, sodass Sie Ihre Rechnungen aus emis exportieren und in Lexware Buchhalter Professional importieren können. Die Auswahl der Konfiguration für den Lexware Buchhalter Professional ist dann in emis sinnvoll, wenn Sie bei der FIBU-Übergabe auch die Ertragskonten der Artikel übermitteln möchten.

Konfiguration der emis.FIBU-Schnittstelle für Lexware Buchhalter

Wechseln Sie über das emis.Auswahlmenü => EMIS-Auftrag in das Modul „FIBU“.

Rufen Sie hier durch Klick auf den Button „Konfiguration“ die Konfiguration auf.

Im nun erscheinenden Fenster wählen Sie im Auswahlfeld „FIBU-Software“ bitte den Eintrag „Lexware Buchhalter Pro“ aus.

Nun können Sie die entsprechenden Pfade, an denen die Exportdateien erzeugt werden sollen, eintragen und die entsprechenden FIBU-Konten hinterlegen. Pro Steuerschlüssel (1 – 4) gibt es ein separates Habenkonto sowie ein separates Portokonto. Zusätzlich können Sie hier noch die Kontonummern der entsprechenden Porto-Kostenstellen hinterlegen. Für die genauen Kontonummern erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater.

Falls Sie auch das emis.Kassenbuch für Ihre interne Kasse exportieren möchten, tragen Sie im Feld „Kassenkonto“ bitte die Kontonummer, auf die diese Buchungen gebucht werden sollen, ein.

Sollten Sie zusätzlich zur normalen emis.Auftragsverwaltung auch noch die emis.Ladenkasse nutzen, haben Sie die Möglichkeit für diese ein separates Konto im Feld „Konto Ladenkasse“ zu hinterlegen.

Optional haben Sie noch die Möglichkeit, die erzeugten Exportdateien automatisch per Mail an eine Emailadresse zu versenden. Hierzu tragen Sie einfach im entsprechenden Feld eine Emailadresse ein.

Konfiguration für SAP-Buchhaltung

Wenn Sie diese Variante der Buchhaltung ausgewählt haben, müssen Sie einen Exportpfad definieren, sowie einen Dateinamen Prefix.

Dadurch ergibt sich folgender Dateiname "[AktuellesDatum]_[PREFIX]_billing.txt"

Wenn Sie die Export Datei via FTP hochladen möchten, müssen Sie noch den Haken bei „Exportdatei auf FTP hochladen" setzen und hier die FTP-Daten eintragen. 

Recovery / Wiederherstellung bereits exportierter Rechnungen

Sollte es vorkommen, dass Sie bereits Rechnungen exportiert haben, diese aber in Ihrer Buchhaltungssoftware nicht korrekt übernommen werden konnten, bietet emis natürlich die Möglichkeit jeden einzelnen Export wiederherzustellen. Hierfür gibt es neben den entsprechenden Export-Buttons einen kleinen Pfeil. Nach Klick auf den Pfeil haben Sie die Möglichkeit die Option „Recovery“ auszuwählen. Sobald Sie diese Funktion ausgewählt haben, geben Sie die Laufnummer des FIBU_Exports ein, den Sie wiederherstellen möchten. Nun läd emis alle Rechnungen dieses FIBU-Laufs in den Stapel und Sie können diese erneut, auch mit neuen Konfigurationseinstellungen, exportieren.

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