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Auftragsverwaltung
Mit der Auftragsverwaltung können Sie schnell und einfach neue Aufträge erstellen oder bestehende Aufträge verwalten.
Artikel verschieben
Ab der Version 2007 12.1 ist es möglich in den Modulen der Auftragsverwaltung (Angebot, Auftrag, Bestellung) Artikel von einem Vorgang in einen anderen Vorgang zu verschieben.
Voraussetzung dafür ist, dass beide Vorgänge noch unbearbeitet sind, d.h. dass sie nicht berechnet, geliefert, abgeschlossen, …. worden sind.
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Wenn Sie nun Positionen verschieben wollen, öffnen Sie im jeweiligen Modul die Registerkarte mit der Positionsübersicht (im Beispiel oben „Auftragspositionen“).
Dort markieren Sie die Position, die verschoben werden soll und klicken dann auf die Schaltfläche „Position verschieben“.
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Nach einer Sicherheitsabfrage öffnet sich ein Fenster in dem Sie nach dem Auftrag suchen können, in den Sie die Position verschieben möchten.
Wählen Sie den entsprechenden Auftrag aus und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche „Weiter“
Sollte der Vorgang erfolgreich beendet werden können, wird der Artikel in den neuen Auftrag verschoben. Sollte der Vorgang auf Grund eines Fehlers (z.B. weil der Zielauftrag schon bearbeitet wurde) fehlschlagen, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Wenn Sie die Position nur Kopieren möchten, gehen Sie genauso vor nur das Sie die Schaltfläche untendrunter drücken.
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Artikelbezogene Vertreterprovision
Um sich die Artikelbezogenen Vertreterprovisionen auszudrucken, gehen Sie in der Auftragsverwaltung auf „'Datei / Provisionen / Vertreter Umsatz (Provision)'“
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Wählen Sie einen Vertreter und einen Zeitraum aus in der die Selektion stattfinden soll, oder lassen Sie diese Felder leer um alles einzubeziehen.
Auftrag drucken
Auch im Auftragssmodul stehen verschiedene Druckoptionen zur Verfügung. Sie erreichen die Druckfunktion, wenn Sie auf die Schaltfläche „Drucken“ klicken oder die F6-Taste drücken. Im Auftragssmodul erhalten Sie im Drucken-Dialogfenster folgende Auswahlmöglichkeiten
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Im oberen Teil des Fensters können Sie auswählen, was Sie drucken wollen. Abhängig von Ihrer Auswahl erhalten Sie im unteren Teil des Fensters andere Reports zur Auswahl angeboten.
Im nächsten Schritt können Sie bestimmen, ob Sie Ihr Firmenlogo mit ausdrucken wollen. Wenn Sie ein vorgefertigtes Druckpapier mit Ihrem eigenen Firmenlogo verwenden wollen, bietet es sich an, dieses Feld zu deaktivieren.
Im letzten Schritt müssen Sie sich noch entscheiden, ob Sie sich zuerst eine Druckvorschau anschauen wollen oder ob Sie den Druckvorgang direkt starten wollen.
Zusätzlich gibt es auch noch die Möglichkeit, den Ausdruck an Ihr Fax Gerät umzuleiten oder als PDF in Form einer E-Mail zu versenden.
Auftrag Löschen
Falls Sie einen Auftrag Stornieren bzw. Gutschreiben möchten klicken Sie bitte hier.
Zum Löschen des aktuell angezeigten Auftrags klicken Sie in der Symbolleiste auf Löschen oder drücken Sie die F5-Taste.
Hinweis: Wenn Sie ein Auftragskopf löschen möchten, müssen Sie als erstes alle Positionen löschen
Auftrag Splitten
Auftrag Stornieren/Gutschreiben
Gehen Sie im Menü auf „Datensatz => Duplizieren zur Gutschrift“
Jetzt wird der Auftrag zur Gutschrift dupliziert und wird Ihnen schon direkt angezeigt.
Auftragsbezogene Vertreterprovision
Um sich die Auftragsbezogenen Vertreterprovisionen auszudrucken, gehen Sie in der Auftragsverwaltung auf „'Datei / Provisionen / Provision I'“
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Wählen Sie einen Vertreter und einen Zeitraum aus in der die Selektion stattfinden soll, oder lassen Sie diese Felder leer um alles einzubeziehen.
Auftragsliste
Sie können sich außerdem eine Liste aller Aufträge anzeigen lassen. Drücken Sie hierzu die F8-Taste oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Tabelle“. Hierbei werden nur die Aufträge angezeigt, die Sie auf Grund Ihrer Selektion ausgewählt haben.
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emis.Auftragsplaner
Sie können sich in emis die Produktion aller Aufträge in einer grafischen Ansicht anzeigen und ausdrucken lassen. Gehen Sie dazu in das Modul Auftragsverwaltung. Dort öffnen Sie das Menü „Datei“ und wählen dort die Punkte „Auftragsplan“ und „Auftragsplan anzeigen“ aus.
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Im Auftragsplaner werden alle offenen Aufträge mit den verschiedenen Produktionsabschnitten (z.B.: Konstruktion, Ware bestellen, Produktion, Qualitäts-Management und Inbetriebnahme) farblich dargestellt.
So können Sie sich schnell einen Überblick über Ihre laufenden Aufträge verschaffen.
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Die dünne Linie zeigt das Auftragsanlegedatum und den Liefertag an.
Das Anlegedatum des Auftrags kann nicht verändert werden. Alle anderen Abschnitte können Sie mit der Maus vergrößert und verkleinert werden. Ein Überlappen von Terminen innerhalb eines Auftrags ist nicht möglich.
Mit einem Doppelklick auf einen Auftrag wird folgende Maske geöffnet:
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Hier können Sie die verschiedenen Produktionsschritte benennen und die Start- und Endzeitpunkte festlegen.
Konfiguration:
Über die Schaltfläche Konfiguration gelangen Sie in folgende Maske:
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Hier können Sie die Standardbezeichnungen, die Anzahl der Tage vor Liefertag, die Dauer in Tagen für diesen Produktionsschritt und die Farbe der Produktionsschritte festlegen.
Hierbei handelt es sich um Standardvorgaben für neue Aufträge, bereits bestehende Aufträge im Auftragsplaner werden davon nicht beeinflusst.
Wenn Sie in der Auftragsverwaltung einen Liefertag definiert haben, werden beim ersten Öffnen des Auftragsplaners die Werte für die einzelnen Phasen anhand der Konfiguration eingetragen. Sie können diese Standardvorgaben aber natürlich jederzeit durch einen Doppelklick auf den Auftrag abändern.
Auftragsstatus
In der Auftragsverwaltung von emis kann man sich den Lieferstatus, Lag. Status und Best. Status farblich anzeigen lassen. Hierzu gibt es unter Registerkarte „1_Auftrag“ den Lieferstatus und unter Registerkarte „2_Auftragspositionen“ den „'Lag Status'“ sowie den „Best. Status“. Diese Funktion ist allerdings nur dann aktiv, wenn Sie in der emis.konfiguration die Einstellung „Auftragsstatus anzeigen“ aktiviert haben. Beachten Sie, dass durch Aktivieren dieser Funktion emis etwas langsamer wird, da bei jedem Auftrag der Bestand überprüft wird.
Erklärung:
Lag. Status und Best. Status unter Register „Auftragspositionen“:
Wird eine Position zum Auftrag hinzugefügt, prüft emis den Bestand des Artikels ab. Die unterschiedlichen Farbkodierungen bedeuten hierbei folgendes:
1.) Wenn von einem Artikel ausreichend Bestand auf Lager liegt um die komplette Auftragsposition ausliefern zu können (z.B. es sind 5 Stück auf Lager und Sie möchte 5 oder weniger liefern), dann wird der „Lag Status“ BLAU und der „Best. Status“ GRÜN angezeigt.
2.) Wenn von einem Artikel zwar Bestand auf Lager liegt, dieser aber nicht ausreicht um die komplette Position ausliefern zu können (z.B. es sind 5 Stück auf Lager und Sie möchten 6 liefern), dann wird der „Lag Status“ GELB und der „Best. Status“ ROT angezeigt. Dies bedeutet, dass Sie zwar einen Teil liefern können, aber trotzdem noch Ware bestellen müssen. Wenn Sie nun den noch benötigten Artikel aus der Bestellung aufs Lager buchen, so dass der Bestand wieder ausreicht, ändern sich die Farben wieder wie unter Punkt 1.) beschrieben.
3.) Wenn von einem Artikel gar kein Bestand auf Lager liegt (also 0 oder weniger ist), dann färbt sich der „Lag Status“ auf ROT und der „Best. Status“ auf ROT. Dies bedeutet, dass Sie die Position nicht einmal zum Teil ausliefern können. Beim Zubuchen der Ware aufs Lager ändern sich die Farben wieder wie unter 1.) und 2.) beschrieben.
Lieferstatus unter Register „1_Auftrag“:
Bei diesem Statussymbol können Sie nachvollziehen, ob Sie den Auftrag nicht, zum Teil oder komplett ausliefern können.
1.) Lieferstatus auf ROT: Wenn der Lieferstatus ROT angezeigt wird, bedeutet dies, dass Sie den Auftrag nicht ausliefern können, da mindestens 1 Position im Auftrag überhaupt nicht lieferbar ist (also auch nicht zum Teil ausgeliefert werden kann). Es gibt also mindestens 1 Position im Auftrag, deren „Lag Status“ auf ROT gesetzt ist.
2.) Lieferstatus auf GELB: Wenn der Lieferstatus GELB angezeigt wird, bedeutet dies, dass Sie den Auftrag zum Teil ausliefern können, da von allen Positionen mindestens ein Teilbestand auf Lager liegt.
3.) Lieferstatus auf GRÜN: Wenn der Lieferstatus GRÜN angezeigt wird, bedeutet dies, dass Sie den Auftrag komplett mit allen Positionen ausliefern können, da von allen Artikeln ausreichend Bestand auf Lager liegt um diese komplett ausliefern zu können („Lag Status“ bei den Positionen steht auf „BLAU“)
Lieferstatus auf BLAU: Wenn der Lieferstatus BLAU angezeigt wird, bedeutet dies, dass Sie den Auftrag bereits geliefert bzw. einen Lieferschein gedruckt haben.
automatischer Mahnlauf
Der Mahnlauf ist eine einfache Möglichkeit überfällige Zahlungen anzeigen zu lassen und bequem alle Mahnungen auszudrucken. Um einen Mahnlauf durchzuführen öffnen Sie im emis-Auswahlmenü in der Kategorie „emis-Auftrag“ das Modul Auftragsverwaltung.
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Über „Datei => Drucken => Mahnlauf“ haben Sie nun die Möglichkeit einen Mahnlauf zu starten.
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Wählen Sie als erstes die Mahnstufe aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Auswahl“ daraufhin öffnet sich eine Liste aller offenen Rechnungen, die zu der gewählten Mahnstufe passen.
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Nun können Sie entweder einzeln alle gewünschten offenen Aufträge, die Sie mahnen wollen, mit einem Häkchen versehen oder Sie klicken auf die Schaltfläche „Setzen / nicht Setzen“ um alle Häkchen auf einmal zu setzen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche „Weiter“.
Nun können Sie noch bei Bedarf noch den Einleitungs- und den Endtext editieren um die Mahnungen individuell anpassen zu können. Auch hier können Sie wie gewohnt Formulierungen über die Auto-Text-Funktion einfügen.
Sie können nun den Druckvorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche „Drucken“ starten.
Nach erfolgreichem Druck des Mahnlaufs können Sie noch auf die Schaltfläche „Protokolldruck“ klicken um ein Protokoll über die eben ausdruckten Mahnungen zu erstellen.
Duplizieren von Aufträgen
Sie haben die Möglichkeit entweder nur den Auftragskopf oder den komplette Auftrag zu duplizieren.
Das Duplizieren des Kopfes ist sinnvoll wenn ein Kunde bestimmte Lieferbedienungen hat. Hat dieser Kunde schon ein Auftrag bekommen so kann man den Kopf davon duplizieren, und hat die gleichen Liefereinstellungen.
Dazu gehen Sie im Menü auf „Datensatz => Auftragskopf duplizieren“ jetzt kommt die Adressesuchen Maske die Sie schon aus dem emis.CRM kennen.
Wählen Sie die Adresse aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „F4 - Weiter“ oder drücken Sie die F4-Taste.
Haben Sie z.B mehrere Interessenten für das gleiche Produkt oder „Produktpaket“ so können Sie den kompletten Auftrag duplizieren.
Möchten Sie den kompletten Auftrag duplizieren gehen Sie im Menü auf „Datensatz => Auftragskopf und Positionen duplizieren“ jetzt kommt die Adressesuchen Maske die Sie schon aus dem emis.CRM kennen. Wählen Sie die Adresse aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „F4 - Weiter“ oder drücken Sie die F4-Taste.
Neuen Auftrag erstellen
In der Auftragsverwaltung klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Schaltfläche „Neu“ oder drücken Sie die F4-Taste. Danach erscheint die Adressesuchen Maske die Sie ja schon aus dem emis.CRM kennen.
Existieren für diese Firma mehrere Ansprechpartner können Sie im nächsten Fenster einen davon auswählen.
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Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche „Weiter“ oder drücken Sie die F4-Taste.
OP Verwaltung mit emis und Windata
Um Ihre offenen Posten zu verwalten starten Sie das Modul „Offene-Postenverwaltung“, welches Sie im emis-Auswahlmenü in der Kategorie „emis-Auftrag“ finden können.
Emis unterstützt zur Verwaltung der offenen Posten die Software "WinData".
Wenn Sie die OP-Verwaltung starten, öffnet sich zuerst ein Fenster mit einer Abfrage Ihres WinData-Benutzernamens und Kennworts.
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In der OP-Verwaltung sehen Sie im oberen Bereich des Fensters Ihre positiven Kontobewegungen.
Im unteren Bereich werden alle berechneten, aber nicht abgeschlossenen Aufträge aus der emis-Auftragsverwaltung aufgelistet.
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Eine manuelle Buchung führen Sie durch, indem Sie aus dem oberen und unteren Bereich die übereinstimmenden Positionen auswählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Markierte Zahlung zuweisen".
Jetzt öffnet sich das Fenster „Zahlungseingang“.
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Es werden automatisch die Felder "Gesamt-Betrag", "Schon bezahlter Betrag" und "Offener Betrag" ausgefüllt.
Falls der offene und der bezahlte Betrag identisch sind, markiert emis diesen Auftrag als "bezahlt" und "abgeschlossen".
Über die Schaltfläche "Automatische Buchung" werden alle Zahlungen mit den offenen Rechnungen abgeglichen.
Tipp: Wenn Sie in WinData die Kontoauszüge abrufen, können Sie von dort direkt die emis OP- Verwaltung aufrufen. Weitere Informationen über WinData können Sie unter www.bb-ag.net einsehen.
Positionen hinzufügen
Nachdem Sie eine Firma und den passenden Ansprechpartner ausgewählt haben, sollten Sie im nächsten Schritt dem Auftrag Artikel hinzufügen.
Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „2 Positionen“.
Um eine neue Position anzulegen, drücken Sie die F4-Taste oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“.
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Auch in diesem Fenster gibt es wieder die Möglichkeit, die Auswahl durch Eingabe weiterer Kriterien einzuschränken. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus, indem Sie auf den jeweiligen Artikel doppelklicken.
Bestätigen Sie die ausgewählten Artikel durch Drücken der F4-Taste oder klicken Sie auf die Schaltfläche „F4 - Weiter“.
In den darauffolgenden Fenstern können Sie nun zu jedem ausgewählten Artikel genauere Angaben machen. So können Sie zum Beispiel die genaue Menge und Stückelung eingeben, den minimalen und empfohlenen Verkaufspreis einsehen oder Rabatte gewähren.
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Über den Knopf „Rabatt ausw.“ können Sie den Rabatt ausweisen und festlegen, ob der Rabatt auf dem Auftrag ersichtlich sein soll oder nicht.
Des Weiteren können Sie mit den beiden Schaltflächen rechts oben einen zusätzlichen Text vor und nach der eigentlichen Artikelbezeichnung eintragen.
Wenn Sie für alle Artikel die nötigen Angaben gemacht haben erscheint wieder die Registerkarte „2 Positionen“.
Tipp: Wollen Sie den angewählten Artikel in der Position öffnen drücken Sie einfach die F7-Taste
Rechnungs/Lieferadresse ändern
Sie können auch eine abweichende Lieferanschrift hinterlegen. Dazu wechseln Sie auf Seite 3 „RNG/Lief Anschriften“ im Auftragsmodul.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ändern“ bei der Adresse die Sie ändern möchten und es erscheint folgendes Fenster:
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Hier können Sie eine Adresse von Hand eingeben oder falls diese Adresse in emis vorhanden ist über die Schaltfläche „F2 – Adresse aus EMIS – Datenbank holen“
Sammelrechnungen
Sie haben mit emis auch die Möglichkeit, Sammelrechnungen zu drucken.
Öffnen Sie dazu die Auftragsverwaltung im emis-Auswahlmenü in der Kategorie „emis-Auftrag“.
Öffnen Sie nun das Menü „Datei“ und wählen dort „Drucken“ und „Sammelrechnung“ aus.
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Emis zeigt Ihnen nun eine Liste aller Kunden für die Sie in der Auftragsverwaltung in zwei oder mehr Aufträgen die Option „Sammelrechnung“ gesetzt haben.
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Sie haben nun zwei Möglichkeiten Ihre Sammelrechnungen auszudrucken.
Zum einen können Sie einzelne Rechnungen ausdrucken, in dem Sie die Rechnung auswählen und dann die Schaltfläche „Sammelrechnung drucken“ anklicken.
Für den Einzeldruck steht Ihnen auch die Vorschau zur Verfügung.
Wenn Sie alle Sammelrechnungen auf einmal drucken wollen, können Sie den Druckvorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche „Alle Sammelrechnungen drucken“ starten. Am Ende dieses Druckvorgangs wird Ihnen automatisch noch ein Protokoll ausgedruckt auf dem alle Sammelrechnungen nochmal tabellarisch zusammengefasst sind.
Voraussetzung für die Sammelrechnungen sind zum einen Aufträge, die die Sammelrechnungsoption gesetzt haben und außerdem benötigen Sie die beiden Crystal Reports-Vorlagen SRechnung und SRechnungProtokoll. Diesen beiden Reports müssen außerdem entsprechende Drucker in den Dienstprogrammen zugeordnet sein.
Desweiteren beachten Sie bitte, dass die Sammelrechnungen vor dem Einzelrechnungslauf gedruckt werden, da sonst die Rechnungen, die Sie in einer Sammelrechnung zusammenfassen möchten, einzeln ausgedruckt werden.
Selektion
Sie können auswählen, welche Datensätze im Auftragsmodul angezeigt werden.
Benutzen Sie hierzu die Funktion „Selektion“, die Sie entweder über die F3-Taste oder durch klicken auf die Schaltfläche „Selekt“ erreichen können.
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Es öffnet sich daraufhin ein Auswahlfenster in dem Sie Ihre Auswahl entweder auf alle offenen Aufträge einschränken oder Sie lassen sich Alle Aufträge anzeigen.
Teillieferung
Mit emis ist es auch möglich auftragsbezogene Teillieferungen vorzunehmen und auch Teillieferscheine zu erstellen.
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Voraussetzung dafür ist, dass im Modul „Konfiguration“ auf der Registerkarte „Auftrag / Angebot / Bestellung / Sonstiges“ das Häkchen im Feld „Teillieferungen“ gesetzt ist.
Ist dieses Häkchen gesetzt erscheint beim Ausdrucken eines Lieferscheins eine neue Schaltfläche „Teillieferung“.
Nach einem Klick auf diese Schaltfläche haben Sie im darauf erscheinenden Fenster die Möglichkeit, die zu liefernde Menge für eine oder mehrere der Positionen anzugeben.
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Auf dem Lieferschein erscheint diese Position dann mit dem oben eingetragenen Wert.
In der Auftragsverwaltung können Sie in der Registerkarte "Auftrag" auf die Schaltfläche BILD klicken und erhalten so eine Liste mit nicht abgeschlossenen Aufträgen und wo schon eine Teillieferung vorgenommen wurde.
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Zahlung fällig ab...
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Dieses Feld „Z. fällig ab:“ füllt sich automatisch beim Rechnungsdruck. Dieses Feld ist so konzipiert, dass es das Datum vom Rechnungsdruck plus die Nettotage berechnet und somit das Datum anzeigt, ab welchem gemahnt werden darf. Die Mahnlauftage kommen zusätzlich noch hinzu, welche Sie in der Konfiguration von emis beliebig einstellen können.
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In unserem Beispiel wurde die Rechnung am 09.12.2009 gedruckt. Hinzu kommen die von uns eingetragenen 30 Tage netto. Dies ergibt im Feld „Zahlung fällig ab“ das Datum vom 08.01.2010.
Da wir in der Konfiguration die erste Mahnung nach 5 Tagen eingestellt haben, kommt diese am 13.01.2010 an. Die zweite Mahnung würde dann 60 Tage nach dem Datum im Feld „Z. fällig ab:“ in Kraft treten usw.
Sollte der Kunde sagen, dass er die Rechnung erst ab nächste Woche als gültig sieht, da beispielsweise die Software erst dann installiert wird, können Sie das Feld „Z. fällig ab“ um z.B. 4 Tage erhöhen, dann tritt der gesamte Vorgang um 4 Tage später auf.
