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emis.postmappe
Mit der emis.postmappe können Sie in emis.serie VI unter Windows, auf mobilen Windows-Geräten wie Notebooks und Tablets, sowie unter Android, iOS und iPadOS Ihren Workflow effizient managen und vereinfachen. Unsere App können Sie im Microsoft Store (UWP), Play Store (Android) und App Store (iOS) finden, oder direkt über folgende Links:
UWP (Windows 10) | Android | iOS
Schauen Sie sich gerne auch unsere Video-Hilfen zur emis.postmappe an, welche Sie unter folgenden Links finden:
Konfiguration
Die verschiedenen Workflows können von Anwendern mit dem Administrator-Recht in den emis.dienstprogrammen unter Reiter "5 Workflow Management" konfiguriert werden.
Es können folgende Workflows konfiguriert werden
- Urlaubsantrag
- Eingangsrechnung
- Angebotsfreigabe
- Zur Kenntnisnahme
In Zukunft werden Sie hier weitere Workflows finden können, gerne können Sie uns auch Ihre Wünsche übermitteln, damit wir diese umsetzen können.
Die genaue Konfiguration wird Ihnen nun anhand von dem Workflow einer Eingangsrechnung erläutert.
Hier sind nun mehrere Workflowabschnitte. Sie können nun für jeden Abschnitt die jeweiligen Bearbeiter hinzufügen oder auch entfernen. Ebenfalls können Sie hier bestimmen, wie ein Bearbeiter benachrichtigt werden soll, ob via Chat Nachricht und/oder via Wiedervorlage. Durch „F4-Weiter“ lässt sich die Konfiguration abschließen. Wie Sie diesen Bildern entnehmen können, sehen die Konfigurationen der anderen Workflows ähnlich bis gleich aus und können auf die gleiche Art und Weise angepasst werden.
Ablauf eines Workflows
Je nachdem ob Sie eine Eingangsrechnung in postalischer oder digitaler Form erhalten haben, gibt es verschiedene Arten, um weiter vorzugehen. Man wählt Beispielsweise die Eingangsrechnung als PDF-Datei im emis.comcenter aus und startet den Workflow über „Anlegen“ -> „Workflow Eingangsrechnung“.
Ebenfalls kann dieser Vorgang in Outlook erfolgen, dank unserem Outlook-addin.
Eine weitere Möglichkeit ist das emis.scanner Modul. Auch hier wählt man die richtige Rechnung aus und klickt auf „Workflow Eingangsrechung“.
Hier wird die richtige Bestellung ausgewählt und anschließend werden die restlichen Daten wie das Belegdatum und Belegnummer eingetragen. Zuletzt wählt man einen der nächsten Bearbeiter aus, welche zuvor in den emis.dienstprogrammen konfiguriert wurden.
Über das Lupen-Symbol in der Wiedervorlage, gelangt man direkt in die emis.postmappe.
Ist der Worflow geöffnet, sieht man folgende Ansicht:
Rechts haben ist die Eingangsrechnung in einem PDF-Viewer, Links sieht man die wichtigsten Daten und ein Textfeld, in welchem man eine Rückmeldung eingeben kann. Weist die Ware keine Fehler auf und ist vollständig, kann man auf „Ware OK“ klicken und dadurch ein Stempel auf das Dokument setzten. Gefällt einem die Positionierung des Stempels nicht, so kann man bei der Abfrage „Ist der Stempel korrekt platziert?“ einfach auf „Nein“ klicken und den Vorgang Wiederholen.
Ist der Stempel korrekt platziert, wird abgefragt welcher Bearbeiter den nächsten Schritt durchführen bzw. die Zahlung freigeben soll. Ist der richtige Bearbeiter ausgewählt, erhält auch dieser eine Benachrichtigung via Chat und/oder via Wiedervorlagen und kann sich so in die emis.postmappe begeben. Auch hier hat der Bearbeiter, welcher die Zahlung freigibt, das gleiche Fenster wie zuvor. Nun kann man erneut einen Stempel setzen, ob die Zahlung genehmigt oder abgelehnt werden soll. Zu guter Letzt wählt man den letzten Bearbeiter, welcher die Zahlung dann anweist. Hat dieser die Zahlung angewiesen, so kann er sich ebenfalls in die emis.postmappe begeben und den letzten Stempel setzen und dadurch den Workflow beenden. Bitte beachten Sie, dass man die Zahlung lediglich in emis.serie VI anweisen kann, dadurch bietet sich Ihnen die Möglichkeit die Rechnung inkl. der vorher getätigten Stempel an DATEV als Belegbild zu übermitteln.
Sofern Sie unsere Schnittstelle zu DMS-Systemen erworben haben, werden die Dokumente aus der emis.postmappe automatisch an Ihre DMS-Software zur Revisionssicheren Speicherung übermittelt.
Dokumente aus allen Postmappen
Zurück in den emis.dienstprogrammen lässt sich noch folgende Funktion finden „Dokumente aus allen Postmappen“ - hier gibt es einen Einblick auf alle bisherigen Workflows.
Hier lässt sich durch die zugehörige Nummer, den Workflow und dem Betreff, genau sehen, um welchen Workflow es sich handelt. Ebenfalls lässt sich der momentane Bearbeiter, der Status, wann und von wem es zuletzt bearbeitet worden ist, einsehen.
Nach diesen Kriterien lässt sich im unteren Bereich auch filtern, um schnellstmöglich den gewünschten Vorgang finden zu können.
Darüber befinden sich zwei Felder mit den Bemerkungen und Rückmeldungen, des jeweils ausgewählten Workflows.
Die Maske Dokumente aus allen Postmappen kann nur von Anwendern eingesehen werden, die das Administrator-Recht im emis.personalstamm besitzen.
