Emis.postmappe

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(Unterschied zwischen Versionen)

Version vom 8. April 2022, 16:32 Uhr

Inhaltsverzeichnis

1 emis.postmappe
2 Konfiguration
3 Ablauf eines Workflows
4 Dokumente aus allen Postmappen

Mit der emis.postmappe können Sie in emis.serie VI unter Windows, auf mobilen Windows-Geräten wie Notebooks und Tablets, sowie unter Android, iOS und iPadOS Ihren Workflow effizient managen und vereinfachen. Unsere App können Sie im Microsoft Store (UWP), Play Store (Android) und App Store (iOS) finden, oder direkt über folgende Links:

UWP (Windows 10) | Android | iOS

Konfiguration

Die verschiedenen Workflows können von Anwendern mit dem Administrator-Recht in den emis.dienstprogrammen unter Reiter "5 Workflow Management" konfiguriert werden.

Nun sehen Sie alle Workflows, welche sich momentan konfigurieren lassen. „Urlaubsanträge“, „Eingangsrechnungen“, „Angebotsfreigaben“ und „Zur Kenntnisnahmen“. In Zukunft werden Sie hier weitere Workflows finden können, gerne können Sie uns auch Ihre Wünsche übermitteln, damit wir diese umsetzen können. Schauen wir uns nun die genaue Konfiguration anhand des Beispiels einer Eingangsrechnung an.

Hier sehen Sie alle einzelnen Workflowabschnitte. Sie können nun für jeden Abschnitt die jeweiligen Bearbeiter hinzufügen oder auch entfernen. Ebenfalls können Sie hier bestimmen, wie ein Bearbeiter benachrichtigt werden soll, ob via Chat Nachricht und/oder via Wiedervorlage. Ist Ihre Konfiguration abgeschlossen, so können Sie dieses Fenster mit „F4-Weiter“ beenden. Wie Sie diesen Bildern entnehmen können, sehen die Konfigurationen der anderen Workflows ähnlich bis gleich aus und können auf die gleiche Art und Weise wie bei Eingangsrechnungen angepasst werden.

Ablauf eines Workflows

Um Ihnen den Ablauf eines Workflows einmal genauer zu zeigen, nehmen wir Erneut die Eingangsrechnung als Beispiel. So lässt sich nun je nachdem ob Sie eine Eingangsrechnung postalisch oder digital erhalten haben, auf verschiedene Arten vorgehen. Wir wählen die Eingangsrechnung als PDF-Datei im emis.comcenter aus und starten den Workflow über „Anlegen“ -> „Workflow Eingangsrechnung“. Selbstverständlich können Sie diese Funktion auch durch unser addin in Outlook finden oder auch im Scanner Modul.

Hat man den Workflow einmal gestartet, so läuft es in jedem Falle gleich ab.

Man wählt die richtige Bestellung aus klickt auf „F4-Weiter“ und gibt anschließend noch die restlichen daten wie das Belegdatum und Belegnummer aus. Zu guter Letzt wählt man noch den nächsten Bearbeiter aus, welcher zuvor in den emis Dienstprogrammen konfiguriert wurden.

So ist der erste Workflowabschnitt erledigt. Nun bekommt der nächste Bearbeiter eine Nachricht via Chat und/ oder Wiedervorlage.

Über das Lupen-Symbol in der Wiedervorlage, gelangen Sie so direkt in die emis.postmappe in welcher Ihnen nur diese einzige Meldung aus Ihrer Wiedervorlage angezeigt wird.

Haben Sie Ihren Workflow geöffnet, erhalten Sie folgende Ansicht.

Rechts haben Sie Ihre Eingangsrechnung in einem PDF-Viewer, Links sehen Sie die wichtigsten Daten und ein Textfeld, in welchem Sie eine Rückmeldung eingeben können. Weist die Ware keine Fehler auf und ist vollständig, so kann man auf „Ware Ok“ klicken und dadurch ein Stempel auf Ihr Dokument setzten. Gefällt Ihnen die Positionierung Ihres Stempels nicht, so können Sie bei der Abfrage „Ist der Stempel korrekt platziert?“ ganz einfach auf „Nein“ klicken und den Vorgang einfach Wiederholen.

Ist der Stempel korrekt platziert, werden Sie abgefragt welcher Bearbeiter den weiteren Workflow bearbeiten bzw. die Zahlung freigeben darf. Ist der richtige Bearbeiter ausgewählt, erhält auch dieser eine Benachrichtigung via Chat und/oder via Wiedervorlagen und kann sich so in die emis.postmappe begeben. Auch hier hat der Bearbeiter, welcher die Zahlung nun frei gibt, dass selbe Fenster wie zuvor. Rechts haben Sie Ihre Eingangsrechnung in einem PDF-Viewer, Links sehen Sie wieder die wichtigsten Daten und ein Textfeld, in welchem Sie eine Rückmeldung eingeben können. Nun können Sie erneut einen Stempel setzen, ob die Zahlung genehmigt oder abgelehnt werden soll. Zu guter Letzt wählt man den letzten Bearbeiter, welcher die Zahlung dann anweist. Hat dieser die Zahlung angewiesen, so kann er sich ebenfalls in die emis.postmappe begeben und den letzten Stempel setzen und dadurch den Workflow beenden.

Dokumente aus allen Postmappen

Zurück in den emis.dienstprogrammen finden Sie ebenfalls folgende Funktion „Dokumente aus allen Postmappen“, hier haben Sie einen Einblick auf alle Ihre Workflows.

Hier können Sie durch die zugehörige Nummer, den Workflow und dem Betreff, genau sehen um welchen Workflow es sich handelt. Ebenfalls können Sie den momentanen Bearbeiter, den Status, wann und von wem es zuletzt bearbeitet worden ist, einsehen. Nach diesen Kriterien lässt sich im unteren Bereich auch Filtern, um schnellstmöglich nach Ihrem gewünschten Workflow zu selektieren. Darüber befinden sich zwei Felder mit den Bemerkungen und Rückmeldungen, des jeweils ausgewählten Workflows.

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 == Konfiguration ==
-Um Ihren Workflow Ihren Wünschen entsprechend zu konfigurieren, begeben wir uns in die emis.dienstprogramme in emis Serie VI. Hier öffnen wir den fünften Reiter „Workflow Management“.
+Die verschiedenen Workflows können von Anwendern mit dem Administrator-Recht in den emis.dienstprogrammen unter Reiter "5 Workflow Management" konfiguriert werden.
 [[Image: Dienstprogramme.png|500px|center]]
 Nun sehen Sie alle Workflows, welche sich momentan konfigurieren lassen. „Urlaubsanträge“, „Eingangsrechnungen“, „Angebotsfreigaben“ und „Zur Kenntnisnahmen“.